Sofortige Zeiterfassung bei ein- und ausgehenden Anrufen

Xpert-Timer Software bietet CTI Modul zur Anruferkennung

Als Zusatzmodul zum Xpert-Timer Pro ist das Modul „Telefonie“ erhältlich. Mit dem Telefonie Modul (CTI) lassen sich eingehende und ausgehende Telefonate im Xpert-Timer System erkennen und einem bestimmten Projekt zuordnen. Sie legen die Kontaktdaten des Kunden in der Kundenverwaltung an und hinterlegen dort die unterschiedlichen Ansprechpartner und Telefonnummern Ihres Kunden. Rufen Sie diesen Kunden an, bzw. ruft der Kunde Sie an, können Sie die Zeit des Telefonats automatisch auf ein Projekt buchen lassen. Dieses kostenpflichtige Zusatzmodul ist besonders attraktiv für Callcenter oder Dienstleister, die sehr viel am Telefon sprechen. Xpert-Timer nutzt für die Telefonie die TAPI Schnittstelle Ihrer Telefonanlage.

Direkte Zeiterfassung bei Anruf: „Dass die Software zuverlässig funktioniert und die Telefonie miterkennt, waren für uns die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer passenden Software zur Projektzeiterfassung. Sobald ein Anruf reinkommt, soll die Zeiterfassung starten können, ohne vorherige Suche und Auswahl des Kunden im System. Die meisten Softwareprodukte lassen die Telefonie jedoch außer Acht“, erklärt Alexander Bechtold, Geschäftsführer der NEWLITE GmbH und Nutzer der Xpert-Timer Software.

„Eingehende Telefonate werden beim Xpert-Timer vom System erkannt und dem entsprechenden Kunden zugeordnet. Über die Kommentarfunktion, die wir auch auf der Monatsabrechnung für unseren Kunden drucken, können wir den Inhalt der Telefonate für jeden nachvollziehbar protokollieren.“

Automatische Rundungsfunktion: „Auch die automatische Rundungsfunktion war für uns ein ganz wesentlicher Pluspunkt. Für die Nachbearbeitung ist meist eine gewisse Karenzzeit nötig, weshalb wir bei der Zeiterfassung die automatische Rundung im 6-Minuten-Intervall eingestellt haben“, berichtet Alexander Bechtold. Seit Neuestem greift die automatische Rundungsfunktion auch bei Zeiten, die nachträglich erfasst werden.

In Ihrem Xpert-Timer können Sie die Zeitstempel bereits beim Erfassen der Zeit runden. Gerundete Zeitstempel werden mit einem (R) markiert. Die Zeitstempel sind mit der Rundungsfunktion am Ende des Tages normalerweise nicht mehr zusammenhängend.

Möchten Sie die Zeitstempel nicht direkt bei der Erfassung runden, können Sie diese auch nachträglich "nur als Ansicht" in Ihrem Projektmanager gerundet anzeigen lassen, ohne den Originaleintrag in der Datenbank zu ändern. So können Sie Ihrem Kunden einen Ausdruck mit gerundeten Daten zukommen lassen, verlieren aber selbst nicht Ihre tatsächliche Zeiterfassung.

Telefonie aktivieren und einrichten: Nach dem Kauf des Moduls „Telefonie“ aktivieren Sie die Lizenzdatei sowie das Telefonie Modul in Ihrem Xpert-Timer. Dazu öffnen Sie die Konfiguration und wählen den Bereich „Zusatzmodule“. Setzen Sie einen Haken beim Zusatzmodul „Telefonie“. Zusätzlich müssen Sie auch in den Mitarbeiterdaten in der Mitarbeiterverwaltung das Telefonie Modul im Reiter "Zusatzmodule" für den entsprechenden Mitarbeiter aktivieren.

In der Konfiguration finden Sie die Telefonie Einstellungen für Ihren Arbeitsplatz. Wählen Sie Ihre verwendete Leitung im Dropdown Menü aus. Um hier eine Leitung in der Auswahl zu sehen, müssen auf Ihrem Rechner TAPI-Treiber installiert sein. Geben Sie Ihre entsprechende Telefonnummer ein, auf die das Xpert-Timer System reagieren soll. Geben Sie Ihre Telefonnummer ohne Vorwahl ein, damit auch lokale Telefonate erkannt werden. Bitte beachten Sie, dass jeder Mitarbeiter seine eigene Nummer eingeben sollte, da sonst mehrere Xpert-Timer auf die Telefonnummer gleichzeitig reagieren. Sie können über ein Auswahlmenü entscheiden, was bei einem eingehenden bzw. ausgehenden Anruf passieren soll.

Damit das Telefonie Modul die Anrufe Ihrer Kunden zuordnen kann, müssen Sie in der Kundenverwaltung die Telefonnummer des Kunden hinterlegen. Öffnen Sie die Kundenverwaltung über den Menüpunkt "Fenster" -> Kunden. Vergeben Sie dort Ihrem entsprechenden Kunden den Ansprechpartner und eine Telefonnummer. Im nächsten Schritt öffnen Sie die Detaildaten zum Kunden per Doppelklick auf den Kundennamen in der Kundenverwaltung. Wechseln Sie auf den Reiter "Telefonie" und wählen Sie ein Telefonie Projekt aus, welches beim Anruf des Kunden automatisch gestartet werden soll. Sie können an dieser Stelle auch ein neues Telefonie Projekt für den Kunden anlegen und auch bei Bedarf direkt starten. Haben Sie mehrere Kontakte zu den Kunden, können Sie diese einzeln für die Telefonie aktivieren. Damit sind alle Einstellungen zum erfolgreichen Einsatz des Telefonmoduls erledigt.

Die Anrufliste: Die Anrufliste beinhaltet alle eingehenden bzw. ausgehenden Telefonanrufe. Ihnen stehen zahlreiche Gruppierungs- und Filtermöglichkeiten zur Verfügung sowie verschiedene Suchfelder für Einträge in Ihrer Anrufliste.

Eingestellte Filter (z.B. Datum, eingehende Telefonate, ausgehende Telefonate) und Gruppierungen (z.B. nach Typ, Kunde, Kontakt, Projekt, Mitarbeiter) lassen sich über den Menüpunkt „Ansicht“ als Einstellung speichern.

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