Xpert-Timer-Software: Tipps und Tricks zur täglichen Zeiterfassung

Die tägliche Zeiterfassung über die Xpert-Timer-Software ermöglicht die minutengenaue Erfassung von projektbezogenen Arbeitszeiten. Umfangreiche Funktionen und Auswertungsmöglichkeiten helfen bei der Dokumentation und Optimierung des branchenspezifischen Arbeitsablaufs. Zusätzlich erhält das Xpert-Timer-Programm im Frühjahr 2019 eine komfortabel zu bedienende Webanwendung. Profitieren Sie von unseren Tipps und Tricks bei Ihrer täglichen Zeiterfassung:

Lassen Sie sich von Ihrem Xpert-Timer darauf hinweisen, wenn ein oder auch kein Projekt über einen bestimmten Zeitraum läuft. Falls Sie versehentlich vergessen, ein Projekt zu stoppen oder zu wechseln weist Sie das Programm darauf hin, dass Sie z. B. seit 30 Minuten dasselbe oder auch kein Projekt bearbeiten. Die entsprechende Einstellung nehmen Sie in der Konfiguration im Bereich „Benutzer“ vor. Unter dem Reiter "Projekte" setzen Sie einen Haken bei "Hinweis, wenn kein Projekt läuft“ bzw. "Hinweis, wenn Projekt läuft“ und ergänzen die gewünschte Anzahl Minuten. Dies funktioniert allerdings nur, wenn Sie die Zeitleiste auf Ihrem Bildschirm verwenden.

Hinweis

Über Filter, Gruppierungsmöglichkeiten sowie die Sortierfunktion in Ihrem Xpert-Timer erstellen Sie individuelle Reports. Diese können Sie exakt an Ihre Anforderungen anpassen. Probieren Sie verschiedene Optionen aus. Wenn Sie im Projektmanager nach dem Status "Aktiv" filtern, werden nur aktive Projekte angezeigt und Sie erhalten so z. B. einen besseren Überblick.

Ordnen Sie einen Mitarbeiter einer Preisgruppe zu (z. B. Ingenieur, Entwickler) und hinterlegen Sie in der Konfiguration für diese Preisgruppe einen Stundensatz. Gehen Sie hierzu im Bereich „Preise“ auf die Reiter „Preislisten“ und „Preisgruppen“ - auch Aufschläge für Personen oder Arbeitszeiten können Sie in dieser Funktion definieren.

Preisgruppen

Vermeiden Sie bei Projekten mit dem Status „Abgeschlossen“ die nachträgliche Zeiterfassung, indem Sie in Ihrem Xpert-Timer folgende Einstellung in der Rechteverwaltung vornehmen: Öffnen Sie in der Mitarbeiterverwaltung den Reiter "Rechtegruppen". In der Rechtegruppe "Zeitstempel" entnehmen Sie den Haken bei dem Recht "Zeiten nachtragen, wenn Projekt abgeschlossen". Obwohl ein Projekt den Status "Abgeschlossen" besitzt können trotzdem Zeiten auf dieses Projekt gebucht werden, wenn Sie bei diesem Recht einen Haken gesetzt haben.

Wussten Sie, dass Sie Ihre Aufgaben aus dem Xpert-Timer mit Hilfe des Xpert-Timer Outlookmoduls mit Outlook synchronisieren können? Das Zusatzmodul kann über unsere Website bestellt werden – eine Anleitung zur Synchronisation der Aufgaben mit Outlook finden Sie in unserem Handbuch.

Fangen Sie Fehlermeldungen ab, mit denen sich der Xpert-Timer beim Verbindungsverlust aufhängen könnte. Um das Programm dann nicht über den Task Manager abschließen zu müssen, setzen Sie im XT Admin im Bereich „Wartung“ unter „Wartung der aktiven Datenbank“ die Server IP Adresse ein. Sie erhalten dann keine weiteren Fehlermeldungen.

Generelle Informationen zur Xpert-Timer-Software finden Sie auf unserer Website unter www.xperttimer.de.