Erfassung von Arbeitszeiten ist verpflichtend

Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen.

Änderungen für Arbeitgeber ab dem Jahreswechsel 2023/2024

Bevor die Urteile des EuGH (C-55/18) und des BAG (1 ABR 22/21) fielen, waren Arbeitgeber nur dazu verpflichtet lediglich Überstunden und Sonntagsarbeit ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Jetzt müssen alle Arbeitszeiten erfasst werden, und zwar täglich.

Was muss erfasst werden?

Gemäß § 16 Abs. 2 Satz 1 ArbZG-E sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit der Beschäftigten elektronisch aufzuzeichnen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die wöchentliche Höchstarbeitszeit und die vorgeschriebenen Mindestruhezeiten eingehalten werden.

Wann müssen die Zeiten erfasst werden?

Die Arbeitszeiten müssen jeweils am Tag der Arbeitsleistung erfasst werden.

Was ist mit Arbeit auf Abruf?

Wurde keine Dauer der wöchentlichen Arbeitszeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart, dan gilt grundsätzlich nach §12 Abs. 1 Satz 3 TzBfG eine Arbeitszeit von 20 Stunden als vereinbart. Eine andere Interpretation des Vertrags ist nur dann möglich, wenn das Gesetz in diesem Fall nicht passend ist und es klare Anzeichen gibt, dass beide Vertragsparteien bei Vertragsabschluss eine andere wöchentliche Arbeitszeit im Sinn hatten.

Was ist mit Vertrauensarbeitszeit?

Unternehmen können trotz der Verpflichtung zur Zeiterfassung weiterhin flexible Arbeitszeitmodelle wie die Vertrauensarbeitszeit anbieten. Dabei verzichten Arbeitgeber darauf, den Beginn und das Ende der vereinbarten Arbeitszeit festzulegen. Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass die Beschäftigten ihre Arbeitszeit ordnungsgemäß erfassen, um Verstöße gegen Ruhezeiten oder die Arbeitsdauer zu vermeiden bzw. kontrollierbar zu machen.

Wie erfolgt die Zeiterfassung?

Aktuell gibt es im Arbeitsschutzgesetz noch keine genauen Vorgaben zur Zeiterfassung. Daher können Arbeitgeber immer noch auf Excel-Tabellen oder sogar Papierlisten zurückgreifen, wenn sie kein elektronisches System zur Verfügung haben. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, elektronische Anwendungen oder Apps zu nutzen. Wenn elektronische Schichtpläne den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit umfassen, können auch diese für die Erfassung genutzt werden. Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) von April 2023 ("Gesetz zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes und anderer Vorschriften") empfiehlt die elektronische Zeiterfassung. Dadurch wird die Überprüfung der erfassten Arbeitszeit erleichtert und ermöglicht eine bessere Auswertung der Daten. Obwohl die elektronische Erfassung nicht zwingend vorgeschrieben ist, wird dies vom BMAS empfohlen. Wichtig ist jedoch, dass in einer manuell geführten Liste die Arbeitsbeginn-, Ruhepausen- und Arbeitsendzeiten lückenlos von den Beschäftigten eingetragen werden.

Wer muss die Zeiten erfassen?

Die Zeiten können entweder von den Beschäftigten selbst oder von Dritten, wie beispielsweise Vorgesetzten, dokumentiert werden. Der Arbeitgeber ist jedoch verpflichtet, auf Verlangen der Beschäftigten Auskunft über die erfasste Arbeitszeit zu geben.

Übergangsregelung und Fristen je nach Unternehmensgröße

Es ist geplant, eine Übergangsregelung einzuführen, die die Einführung eines elektronischen Systems zur Arbeitszeiterfassung je nach Unternehmensgröße regelt.

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Quelle: Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Bundesarbeitsgericht

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