Die eigene Cloud: Zeiterfassung im Browser, ohne die Daten aus dem Haus zu geben

Wenn im Gespräch das Wort „Cloud“ fällt, meinen die meisten damit dasselbe: Die Daten liegen bei einem Anbieter, man zahlt monatlich, und wo genau die Festplatte steht, weiß niemand. Für eine Zeiterfassung ist das eine heikle Vorstellung - dort steht, wer wann woran gearbeitet hat. In Kanzleien, bei Behörden und in Betrieben mit Betriebsrat ist genau das der Punkt, an dem ein Projekt kippt.

Dabei gibt es eine zweite Bedeutung, die im selben Wort steckt.

Zwei Dinge, die „Cloud“ heißen

Die fremde Cloud ist der Normalfall: Ein Anbieter betreibt die Anwendung, Sie mieten einen Zugang. Bequem, aber Ihre Zeitdaten liegen auf fremden Servern.

Die eigene Cloud - „On-Premise“ dreht das um. Die Anwendung ist genauso über den Browser erreichbar, aber der Server, der sie ausliefert, steht in Ihrem Haus. Für den Mitarbeiter sieht beides gleich aus: Adresse eingeben, Zeit buchen. Der Unterschied liegt darin, wessen Hardware das tut.

Xpert-Timer web ist der zweite Fall. Der Name führt dabei in die Irre, und das sagen wir lieber selbst: Es ist keine fremde Cloud, es ist Ihre.

Was dabei auf Ihrem Server läuft

Die Serverkomponente heißt XTCloudserver. Sie wird einmalig auf einem Windows-Server in Ihrem Netz installiert und mit der Datenbank verbunden, die Xpert-Timer pro ohnehin schon nutzt - MS-SQL, MySQL oder MariaDB. Von da an liefert sie zweierlei aus: die Browser-App für Ihre Mitarbeiter und eine REST-Schnittstelle für alles, was Sie sonst noch anbinden möchten.

Entscheidend ist, was dabei nicht passiert: Es entsteht keine zweite Datenhaltung. Die Browser-App schreibt unmittelbar in dieselbe Datenbank wie der Arbeitsplatzrechner. Deshalb gibt es auch kein Abgleichfenster und keine Wartezeit - eine Buchung vom Telefon steht im selben Moment im Projektmanager des Kollegen am Schreibtisch.

Installiert werden muss am Arbeitsplatz nichts. Ein aktueller Browser genügt, unter Windows, macOS, iOS oder Android. Auf dem Telefon lässt sich die App als progressive Web-App ablegen; sie startet dann wie eine gewöhnliche Anwendung, mit eigenem Symbol auf dem Startbildschirm.

Homeoffice ohne VPN

Ein Nebeneffekt, der in der Praxis mehr wiegt, als er klingt: Der XTCloudserver lässt sich auf Wunsch auch von außen erreichbar machen. Wer im Homeoffice sitzt, bucht seine Zeiten, ohne sich vorher ins Firmennetz einzuwählen.

Dass dieser Zugang verschlüsselt sein muss, versteht sich - wie Sie das einrichten, steht in SSL-Verschlüsselung.

Scannen statt tippen

Im Außendienst ist Tippen das Problem. Wer mit Handschuhen an einer Maschine steht oder zwischen zwei Terminen im Auto sitzt, sucht nicht nach dem richtigen Projekt in einer Liste.

Dafür gibt es die Erfassung per Barcode, QR-Code oder NFC-Tag - und zwar unmittelbar in der Browser-App. Sie drucken für jede Tätigkeit, jedes Projekt oder jedes Objekt einen Code und bringen ihn dort an, wo gearbeitet wird: auf der Auftragsmappe, an der Maschine, im Fahrzeug. Ein Scan startet die Zeit auf das hinterlegte Projekt, der nächste Scan stoppt sie wieder. Wo ein Aufkleber nicht hält, tut es ein NFC-Tag: kurz ans Gerät halten, fertig.

Besonders schön ist das bei Akten und Objekten, die ohnehin eine Nummer tragen. Ein Gutachter, der zwanzig Vorgänge parallel führt, klebt auf jeden Hefter einen Code - und hat am Monatsende eine saubere Aufstellung, ohne je eine Projektliste geöffnet zu haben. Wie das Drucken und Zuordnen der Codes funktioniert, steht ausführlich in Zeiterfassung per Barcode und QR-Code.

Wo war das?

Startet ein Mitarbeiter die Zeit in der Browser-App, kann Xpert-Timer web die GPS-Koordinaten abfragen, in eine Adresse auflösen und beim Zeitstempel hinterlegen. Am Monatsende steht dann nicht nur, wie lange etwas gedauert hat, sondern auch, wo es stattgefunden hat - nützlich bei Einsatzorten, die sich im Nachhinein schwer auseinanderhalten lassen.

Die Funktion ist optional und lässt sich abschalten, und das ist kein Nebensatz: Der Standort eines Mitarbeiters ist ein personenbezogenes Datum. Wer die Aufzeichnung einschaltet, braucht dafür einen Zweck, sollte die Belegschaft davon in Kenntnis setzen und - wo es einen Betriebsrat gibt - dessen Mitbestimmung einplanen. Eingeschaltet, weil es geht, ist hier die falsche Begründung.

Unterschrift auf dem Gerät

Der dritte Baustein für den Außeneinsatz schließt den Tag ab. Aus den erfassten Zeiten entsteht ein Stundenzettel, den Sie nach Kunde, Projekt, Aufgabe oder Mitarbeiter filtern und zeitlich eingrenzen. Beim Druck wählen Sie „Digitale Unterschrift“ - und lassen den Report noch vor Ort auf dem Tablet oder Telefon unterschreiben.

Das Ergebnis geht als PDF unmittelbar an den Kunden. Der praktische Gewinn liegt nicht in der Technik, sondern vier Wochen später: Über einen Stundennachweis, den der Kunde selbst abgezeichnet hat, gibt es bei der Rechnung keine Diskussion mehr.

Vom Scan am Morgen bis zur Unterschrift am Abend läuft damit der ganze Vorgang über ein Gerät, das die Mitarbeiter ohnehin dabeihaben - ohne eine einzige Installation.

Wer was sehen darf

Je mehr Menschen Zeiten buchen, desto wichtiger wird die Frage, wer die Zahlen der anderen sieht. Eingerichtet wird das zentral in der Mitarbeiterverwaltung von Xpert-Timer pro; die Browser-App hält sich an dieselben Einstellungen.

Das ist häufiger eine Bedingung als ein Wunsch. Betriebsräte setzen regelmäßig voraus, dass ein Mitarbeiter die erfassten Zeiten seiner Kollegen keinesfalls einsehen kann. Mit der Rechteverwaltung lässt sich genau das zusichern - nachzulesen in Zugriffsrechte im Xpert-Timer. Wenn es noch weiter gehen soll, erfasst der Anonymisierungsmodus Zeiten ganz ohne Namen.

Für wen sich das lohnt

Xpert-Timer web setzt eine Lizenz von Xpert-Timer pro voraus - es ist eine Erweiterung, kein eigenes Produkt. Besitzen Sie die bereits, ist die Einrichtung eine Sache von Minuten. Sinnvoll ist sie vor allem in drei Fällen:

• Wechselnde Arbeitsorte. Homeoffice, Baustelle, Kundentermin - überall dort, wo der feste Arbeitsplatzrechner nicht steht.
• Strenge Vorgaben. Behörden, Kanzleien, Finanzdienstleister. Überall dort, wo die Antwort auf „Wo liegen die Daten?“ nicht „bei einem Anbieter“ lauten darf.
• Eigene IT. Die REST-Schnittstelle macht die Zeitdaten für eigene Werkzeuge zugänglich. Wie Sie darüber ein ERP oder CRM anbinden, steht auf der Seite zur Schnittstelle und in REST API jetzt verfügbar.

Jetzt ansehen: Alle Einzelheiten zu Xpert-Timer web stehen auf der Produktseite. Sie möchten es ausprobieren? Die Testfassung läuft 30 Tage, in vollem Umfang - zum Download.