Zeiterfassung ohne Cloud

Was „on-premise“ bedeutet

Der Ausdruck heißt wörtlich „in den eigenen Räumen“. Die Software läuft auf einem Rechner oder Server, der Ihnen gehört und bei Ihnen steht — im Büro, im Serverschrank oder in einem Rechenzentrum, das Sie gemietet haben. Die Zeitdaten verlassen Ihr Netz nicht.

Das Gegenstück ist die Miet-Cloud, im Fachjargon SaaS: Die Software läuft beim Anbieter, Sie greifen über den Browser zu, und die Daten liegen auf dessen Servern. Dafür zahlen Sie monatlich, solange Sie das Programm nutzen.

Dazwischen gibt es einen dritten Weg, der häufig übersehen wird: ein Browser-Zugang auf dem eigenen Server. Die Bedienung fühlt sich an wie eine Cloud — aufrufen, anmelden, loslegen —, aber der Server gehört Ihnen. Genau das macht der XTCloudserver.

Die Gegenüberstellung

Wo die Daten liegen

Miet-Cloud: beim Anbieter, oft in einem Rechenzentrum, das Sie nicht aussuchen. Eigener Server: bei Ihnen.

Einrichtung

Miet-Cloud: Konto anlegen, fertig. Eigener Server: Installation und Datenbank einrichten — bei kleinen Teams eine Stunde, im Netzbetrieb mehr.

Laufende Kosten

Miet-Cloud: monatlich, dauerhaft, steigend mit der Zahl der Benutzer. Eigener Server: einmaliger Kauf oder Miete, Softwarepflege freiwillig.

Updates

Miet-Cloud: kommen automatisch, auch wenn gerade Hochbetrieb ist. Eigener Server: Sie entscheiden, wann.

Zugriff von unterwegs

Miet-Cloud: von überall, ohne Vorbereitung. Eigener Server: über einen eigenen Browserzugang oder ein VPN — machbar, aber einzurichten.

Wenn der Anbieter aufhört

Miet-Cloud: Sie haben eine Frist, um zu exportieren und umzuziehen. Eigener Server: Die gekaufte Fassung läuft weiter.

Bei einer Störung

Miet-Cloud: Sie warten, bis jemand anderes sie behebt. Eigener Server: Sie können selbst handeln — müssen es aber auch.

Datenschutz

Miet-Cloud: Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Serverstandort prüfen, Unterauftragnehmer im Blick behalten. Eigener Server: keine dritte Partei im Spiel.

Wann die Cloud die bessere Wahl ist

Das steht hier bewusst zuerst, obwohl wir die andere Fassung verkaufen. Wer sich falsch entscheidet, ärgert sich jahrelang.

• Es gibt keine eigene IT und niemanden, der einen Server betreuen will.
• Das Team arbeitet überwiegend unterwegs oder an verteilten Standorten.
• Es soll heute losgehen, ohne Installation und ohne Rückfrage bei jemandem.
• Das Team ist sehr klein und bleibt es — dann sind ein paar Euro im Monat lange günstiger als ein Kauf.

Wann der eigene Server die bessere Wahl ist

• Die Zeitdaten gehören zu den empfindlicheren Daten im Haus — Projektkosten, Stundensätze, Anwesenheit einzelner Mitarbeiter.
• Ein Server ist ohnehin da, und eine Datenbank läuft darauf schon.
• Die Software soll in fünf Jahren noch so arbeiten wie heute, ohne dass jemand von außen daran dreht.
• Die monatlichen Kosten sollen irgendwann enden.
• Betriebsrat, Kunden oder die eigene Branche verlangen, dass die Daten im Haus bleiben.

Was zu welcher Betriebsgröße passt

Einzelplatz und Freiberufler

Ein Rechner, keine Datenbank einzurichten — das Setup bringt alles mit. Hier ist der eigene Rechner praktisch immer die einfachere Lösung als ein Mietkonto.

Kleine Teams bis etwa fünf Personen

Läuft im Netz über eine gemeinsame Datei. Kein Server nötig, aber ein Rechner, der an ist, wenn andere buchen wollen.

Mittelstand

Ab etwa fünf gleichzeitigen Benutzern gehört eine richtige Datenbank auf einen Server — MariaDB ist kostenfrei und in wenigen Minuten eingerichtet. Das ist die Größe, in der sich der eigene Server am deutlichsten rechnet.

Größere Betriebe

MS-SQL Server, PostgreSQL oder MariaDB, dazu der Browserzugang für alle, die keinen Windows-Arbeitsplatz haben. Die Zugriffsrechte regeln Sie im eigenen Haus.

Was der Datenschutz dazu sagt

Zeitdaten sind personenbezogene Daten: Sie zeigen, wer wann gearbeitet hat. Damit gilt die DSGVO, und zwar in beiden Fällen.

Der Unterschied liegt in der Zahl der Beteiligten. Bei einer Miet-Cloud verarbeitet ein Dritter die Daten in Ihrem Auftrag. Dafür braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, einen Blick auf den Serverstandort und auf die Unterauftragnehmer des Anbieters — und wenn einer davon außerhalb der EU sitzt, auch eine Grundlage für den Drittlandtransfer.

Liegen die Daten auf Ihrem eigenen Server, entfällt das alles. Es gibt keinen Auftragsverarbeiter, weil niemand sonst die Daten anfasst.

Kaufen statt mieten

Eine Miet-Cloud kostet, solange Sie sie nutzen. Nach fünf Jahren haben Sie fünf Jahre bezahlt und besitzen nichts.

Xpert-Timer gibt es als Kauflizenz: einmal bezahlen, dauerhaft nutzen. Die Softwarepflege ist davon getrennt und freiwillig — sie bringt neue Versionen und Unterstützung. Kündigen Sie sie, läuft die gekaufte Fassung weiter, nur eben ohne Updates.

Wer lieber monatlich zahlt, bekommt dieselbe Software auch als Mietlizenz. Der Unterschied ist die Zahlweise, nicht der Ort der Daten: Auch die Mietfassung läuft auf Ihrem eigenen Rechner.

Preise im Überblick

Wie Xpert-Timer das löst

Xpert-Timer ist ein Windows-Programm und wird seit 1999 entwickelt. Alle vier Fassungen laufen auf Ihren eigenen Rechnern — eine Cloud-Pflicht gibt es bei keiner.

Xpert-Timer basic

Projektzeiterfassung für einen Arbeitsplatz. Datenbank bringt das Setup mit, es ist nichts einzurichten.

Xpert-Timer pro

Für Teams im eigenen Netz: Kunden, Projekte, Aufgaben, Budgetkontrolle. Ab fünf Benutzern mit MariaDB, MS-SQL Server oder PostgreSQL.

Xpert-Timer works

Arbeitszeiterfassung mit Kommen und Gehen, Pausen, Überstunden und Urlaub. Auf Wunsch mit Terminal und RFID-Karte.

Xpert-Timer web

Der Browserzugang auf Ihrem eigenen Server. Für alle, die keinen Windows-Arbeitsplatz haben oder von unterwegs buchen sollen — ohne dass die Daten das Haus verlassen.

Ausführlicher im Blog: Die eigene Cloud — Zeiterfassung im Browser, ohne die Daten aus dem Haus zu geben

Systemvoraussetzungen: Windows und Datenbank