Arbeitszeiterfassung

Mindestlohn 2026: Wer die Arbeitszeit dokumentieren muss

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Der Mindestlohn steigt, und der Nachweis wird wichtiger

Seit Anfang 2026 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 Euro brutto je Stunde, und im Januar 2027 klettert er weiter auf 14,60 Euro. Für Betriebe ist das nicht nur eine Frage der Lohnkosten. Wer den Mindestlohn zahlt, muss auch belegen können, dass er ihn tatsächlich einhält, und dieser Beleg gelingt nur über eine saubere Aufzeichnung der geleisteten Stunden. Weil die Minijobgrenze fest an den Mindestlohn gekoppelt ist, liegt sie 2026 bei 603 Euro im Monat.

Zwei Pflichten, die oft verwechselt werden

Bevor es um Zahlen geht, eine Unterscheidung, an der sich fast jedes Missverständnis festmacht. Es gibt zwei verschiedene Pflichten, und dieser Beitrag behandelt nur die zweite:

  • Die allgemeine Aufzeichnungspflicht nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz gilt für alle Arbeitgeber. Seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts von 2022 wird sie weit ausgelegt: Erfasst werden muss die gesamte Arbeitszeit, nicht nur das, was über acht Stunden hinausgeht.
  • Die besondere Dokumentationspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz gilt nur für bestimmte Beschäftigtengruppen und Branchen. Sie ist strenger: Sie schreibt vor, was aufzuzeichnen ist, bis wann und wie lange es aufzubewahren ist. Wortgleiche Pflichten stehen in § 19 AEntG und § 17c AÜG für entsandte und überlassene Beschäftigte.

Alles Folgende betrifft die besondere Pflicht nach dem Mindestlohngesetz. Wer von ihr ausgenommen ist, muss die Arbeitszeit seiner Beschäftigten also trotzdem erfassen — nur eben nicht in dieser besonderen Form.

Wen die Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz betrifft

Das Mindestlohngesetz verlangt in Paragraf 17 von bestimmten Arbeitgebern eine eigene Dokumentation der Arbeitszeit. Betroffen sind alle geringfügig Beschäftigten, also die klassischen Minijobber, sowie sämtliche Beschäftigte in den Branchen, die § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes aufzählt. Dazu gehören unter anderem das Baugewerbe, Gaststätten und Herbergen, Speditionen, Transport und Logistik samt der plattformbasierten Lieferdienste, die Gebäudereinigung, der Messebau, die Fleischwirtschaft mit Ausnahme des Fleischerhandwerks sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe. Auch Zeitungszustellerinnen und -zusteller und Beschäftigte bei Paketdiensten müssen regelmäßig ihre Arbeitszeit aufzeichnen. Wer in einem dieser Bereiche arbeitet, kommt um eine nachvollziehbare Stundenerfassung nicht herum.

Was genau festgehalten werden muss

Verlangt werden drei Angaben für jeden Arbeitstag: der Beginn der Arbeit, das Ende der Arbeit und die Dauer der täglichen Arbeitszeit ohne Pausen. Diese Angaben müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem jeweiligen Arbeitstag vorliegen. Anschließend sind die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren, damit der Zoll sie bei einer Prüfung einsehen kann. Die Einzelheiten stehen in § 17 Abs. 1 MiLoG; das Bundesministerium für Arbeit und Soziales fasst sie in kurzer Form zusammen.

Genau hier zeigt sich, warum ein gepflegter Zettel in der Schublade schnell an seine Grenzen stößt. Eine digitale Zeiterfassung hält die Zeiten tagesaktuell fest, rechnet die Dauer selbst aus und legt alles revisionssicher ab.

Wann die besondere Pflicht entfällt

Von der Aufzeichnung nach dem Mindestlohngesetz — Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit — gibt es Ausnahmen. Sie stehen in § 1 der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV):

  • Liegt das verstetigte regelmäßige Bruttomonatsentgelt über 4.461 Euro, muss nicht gesondert aufgezeichnet werden.
  • Dasselbe gilt ab 2.974 Euro, wenn der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat.
  • Eng mitarbeitende Familienangehörige — Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern — sind ebenfalls ausgenommen.

Diese Ausnahmen befreien ausschließlich von der besonderen Dokumentation nach dem Mindestlohngesetz. Die allgemeine Aufzeichnungspflicht aus § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz bleibt davon unberührt — wer also über der Entgeltgrenze liegt, muss die Arbeitszeit weiterhin erfassen, nur nicht in der Form und den Fristen des Mindestlohngesetzes.

Was bei Verstößen droht

Die Bußgelder sind hoch. Fehlende oder fehlerhafte Aufzeichnungen können nach § 21 MiLoG mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden, eine Unterschreitung des Mindestlohns sogar mit bis zu 500.000 Euro. Ab einem Bußgeld von 2.500 Euro kommt nach § 19 MiLoG zusätzlich der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen in Betracht. Das trifft kleine Betriebe oft härter, als die reine Summe vermuten lässt.

Fazit

Die Erhöhung des Mindestlohns richtet den Blick der Prüfer erneut auf die Stundenzettel. Wer seine Zeiten ohnehin digital erfasst, hat den geforderten Nachweis jederzeit griffbereit und spart sich die hektische Suche nach alten Notizen, sobald der Zoll vor der Tür steht.

Dieser Beitrag gibt den Stand vom Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext.

Maßgebliche Quellen

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