„Alles auf einen Blick“ - Zeiterfassung im Sachverständigenbüro für Baumkontrolle
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Bäume kontrollieren, Baumkataster erstellen, Gutachten schreiben, Seminare halten - und das alles zu großen Teilen im Freien. Wer so arbeitet, braucht eine Zeiterfassung, die auf dem Laptop im Auto genauso funktioniert wie am Schreibtisch. Wir haben mit dem Sachverständigenbüro Peter Klug darüber gesprochen, wie das im Alltag aussieht.
Auf den Xpert-Timer kam das Büro über die Empfehlung eines langjährigen Kunden aus dem IT-Bereich. Zum Zeitpunkt unseres Gesprächs erfasste das Team aus acht Mitarbeitern seit über vier Jahren seine Zeiten und Kundendaten über das Programm.
„Alles, was man braucht, auf einen Blick“
Dipl.-Ing. Jens Jacksteit ist zertifizierter Baumkontrolleur und Berater im Büro. Mit Software umzugehen macht ihm Freude - entsprechend schnell kam er mit dem Xpert-Timer zurecht:
„Mir ist es im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit einer Software am Wichtigsten, dass ich alles gebündelt habe. Alles, was man braucht, auf einen Blick, ohne weitere Programme öffnen zu müssen. Im Xpert-Timer habe ich alle Infos und zugehörigen Projekte, sowie Dokumente parat, die ich zum Kunden benötige. Vorteilhaft ist es, wenn man mehrere Bildschirme zur Verfügung hat, auf die man die unterschiedlichen Xpert-Timer Bereiche übersichtlich aufteilen kann.“
Außendienst ohne Abgleich
Die Außendienstmitarbeiter arbeiten mit ihrem Laptop direkt auf der Datenbank. Alle Zeiten entstehen damit in Echtzeit, eine Synchronisation ist gar nicht erst nötig - ein Weg, der sich anbietet, wenn die Verbindung ins Firmennetz steht. Wer unterwegs ohne Netz arbeitet, nutzt stattdessen eine lokale Datenbank und gleicht später ab.
Zwei Bereiche, ein Programm
„Es gibt im Wesentlichen zwei Bereiche in denen wir täglich im Büro und auch im Außendienst mit dem Xpert-Timer arbeiten. Für unser Projektmanagement dokumentieren wir Baumkontrollen und erfassen Leistungen mit den dafür benötigten Zeiten im Xpert-Timer. Aber auch für den Bereich der Kundenverwaltung ist Xpert-Timer ständig im Einsatz. Unsere Kunden versorgen wir mit verschiedenen Softwareprodukten und Dienstleistungen, die wir im Grünbereich anbieten. In der Kundenverwaltung speichern wir Projekte und allgemeine Infos zu unseren Kunden sowie Dokumente. Das können z. B. Protokolle sein, die wir in Word anlegen und dann im Xpert-Timer hinterlegen.“
Die erfassten Zeiten dienen dem Büro dabei weniger dem Controlling als dem Nachweis:
„Im Vordergrund steht das Projektmanagement. Die Zeiterfassung nutzen wir teilweise zu Controlling Zwecken, vor allem aber als Arbeitsnachweis zur Monatsabrechnung pro Mitarbeiter. Auch Kleinstprojekte können wir mit dem Xpert-Timer nach Zeitaufwand verrechnen. Die Zeitstempelfunktion nutzen wir hier inkl. der Kommentareingabe als transparenten Leistungsnachweis gegenüber unseren Kunden. Ich verwende gerne die „Start-Stopp Funktion“ im Xpert-Timer, damit eine lückenlose Arbeitszeiterfassung gewährleistet ist. Wenn wir nach Stückzahl verrechnen, ist die Zeiterfassung nicht ganz so entscheidend.“
Dass nicht jede Leistung nach Zeit abgerechnet wird, ist dabei kein Widerspruch. Auch bei einem Festpreis ist es nützlich zu wissen, wie viel Arbeit tatsächlich drinsteckte - spätestens beim nächsten Angebot.
Aus einer Anregung wird eine Funktion
Eine Rückmeldung aus diesem Gespräch hat es direkt ins Programm geschafft: Herr Jacksteit wünschte sich, dass die farbliche Kennzeichnung von Projekten im Projektmanager auch im Ausdruck sichtbar bleibt. Unser Entwicklerteam hat das aufgenommen und mit Version 7 umgesetzt.
„Kleinigkeiten auf die ich stoße, die für unsere branchenspezifischen Anforderungen optimiert werden könnten, gebe ich weiter und wenn machbar, wird es dann auch in die Entwicklung des Updates aufgenommen.“
Genau so ist es uns am liebsten. Wir sind ein kleines Team und können deshalb zuhören, wenn jemand aus der Praxis einen Vorschlag hat.
Haben Sie eine Anregung? Dann sprechen Sie mit unserem Support - wir freuen uns über jede Rückmeldung, die den Xpert-Timer näher an Ihren Arbeitsalltag bringt. Sie nutzen das Programm noch nicht? Testen Sie es 30 Tage kostenlos über den Download.