Zeiterfassung mit Excel: Wann die Tabelle genügt - und wann sie teuer wird

Fast jedes Unternehmen hat seine Zeiterfassung einmal mit einer Tabelle begonnen. Eine Spalte für das Datum, eine für das Projekt, eine für die Stunden - fertig. Das ist kein Fehler, und wir werden Ihnen hier nicht erzählen, dass Excel grundsätzlich die falsche Wahl sei. Die Frage ist nur, wann die Tabelle aufhört, Arbeit zu sparen, und anfängt, welche zu machen.

Wann die Tabelle wirklich genügt

Arbeiten Sie allein und buchen Ihre Stunden auf eine Handvoll Projekte, ist eine durchdachte Excel-Liste eine ehrliche Lösung. Sie kostet nichts, Sie kennen das Programm, und für eine Monatsrechnung reicht eine Summenformel.

Zwei Bedingungen gehören allerdings dazu, und sie werden gern übersehen:

• Sie tragen zeitnah ein. Eine Tabelle erinnert Sie an nichts. Was Sie am Freitagabend aus dem Gedächtnis nachtragen, ist eine Schätzung, keine Erfassung.
• Sie beherrschen Excel gut genug für die Auswertung. Das Eintragen ist leicht. Die Frage „Wie viele Stunden sind dieses Jahr auf Kunde Müller gelaufen, ohne die Reisezeiten?“ beantwortet erst eine Pivot-Tabelle.

Trifft beides zu, bleiben Sie dabei. Rechnen Sie aber einmal ehrlich nach, wie lange Sie an der Liste selbst gebaut haben. Eine Einzelplatzlizenz Xpert-Timer basic kostet 89 Euro netto, einmalig. Ein halber Tag Tabellenbau ist in den meisten Betrieben teurer.

Die Stellen, an denen es kippt

1. Ein zweiter Mensch trägt ein

Das ist der härteste Bruch von allen. Zwei Leute in einer Datei heißt: gesperrte Arbeitsmappen, Fassungen mit _final_v2 im Namen, und jemand, der montags alles zusammenführt. Jede eingebaute Lösung dafür - geteilte Arbeitsmappe, Datei auf SharePoint, Formular mit Rückschreiben - ist Bastelei, die bei Ihnen hängen bleibt.

Dazu kommt eine Frage, die sich in Excel überhaupt nicht lösen lässt: Wer darf was sehen? In einer gemeinsamen Tabelle sieht jeder die Stunden aller anderen. In einer Zeiterfassung mit Rechteverwaltung sieht ein Mitarbeiter nur die Projekte, denen er zugeordnet ist - und nicht, wie lange der Kollege für dieselbe Aufgabe gebraucht hat.

2. Die Zahlen sollen einem Kunden vorgelegt werden

Eine Excel-Zeile ist eine Behauptung. Sie lässt sich nachträglich ändern, ohne dass man es sieht. Für eine interne Kalkulation ist das gleichgültig, für einen strittigen Stundennachweis nicht. Ein Zeitstempel mit Kommentar, der beim Starten und Stoppen entsteht, ist ein Beleg - und genau das wollen Kunden bei Abrechnung nach Aufwand sehen.

3. Es geht um Arbeitszeit, nicht nur um Projektzeit

Seit der Dokumentationspflicht für Arbeitszeiten ist das keine Komfortfrage mehr. Beginn, Ende und Pausen müssen nachvollziehbar festgehalten werden, und zwar manipulationssicher. Eine Tabelle auf einem Netzlaufwerk erfüllt das nicht. Wir haben die Anforderungen in Arbeitszeiterfassung 2026 ausführlich beschrieben.

4. Sie wollen wissen, ob sich ein Projekt gerechnet hat

In Excel steht, wie viele Stunden gelaufen sind. Ob das viel oder wenig war, steht nirgends - dafür bräuchten Sie neben der Ist-Zeit auch die Schätzung, den Stundensatz und die Nebenkosten in derselben Tabelle. Spätestens hier wird die Liste zur kleinen Anwendung, die jemand pflegen muss.

Sieben Fragen vor der Entscheidung

Wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass die Tabelle nicht mehr trägt, helfen diese Fragen beim Vergleich der Anbieter - auch bei unserem.

1. Allein oder im Team? Danach richtet sich alles Weitere. Für den Einzelplatz genügt Xpert-Timer basic; sobald mehrere Menschen auf dieselben Projekte buchen, brauchen Sie eine gemeinsame Datenbank und eine Rechteverwaltung.
2. Wo dürfen die Daten liegen? Im eigenen Haus oder bei einem Anbieter? Xpert-Timer speichert auf Ihrem Server - im Einzelbetrieb in einer SQLite- oder Access-Datei, im Netz in MS-SQL, MySQL, MariaDB oder PostgreSQL. Ab etwa fünf Benutzern empfehlen wir MariaDB; sie ist kostenfrei und auf einem Windows-Server in Minuten eingerichtet.
3. Sitzen alle im selben Büro? Außendienst braucht eine Antwort für unterwegs. Das kann die Android-App sein, die auch ohne Netz erfasst und später abgleicht, oder ein Zugang über den Browser.
4. Programm oder Browser? Hier gehen die Meinungen auseinander, und wir sagen unsere offen: Eine installierte Anwendung bedient sich schneller. Xpert-Timer läuft unter Windows. Den Zugang im Browser gibt es mit Xpert-Timer web - als Erweiterung von Xpert-Timer pro auf Ihrem eigenen Server, nicht als eigenständiges Mietprodukt.
5. Was brauchen Sie außer der Zeit? Aufgabenliste, Dokumentenablage, Kundenverwaltung, Leistungen und Nebenkosten, Rechnungen. Je mehr davon in einem Programm liegt, desto seltener wechseln Ihre Leute das Fenster. Eine Einschränkung sagen wir dazu: Das Rechnungsmodul im Xpert-Timer ersetzt kein Buchhaltungssystem. Für ein kleines Büro, das Rechnungen heute in Word schreibt, ist es ein Fortschritt - wer eine vollständige Finanzbuchhaltung braucht, soll sie behalten und die Zeiten übergeben.
6. Muss es an ein anderes System andocken? Ticketsystem, ERP, CRM. Xpert-Timer bringt dafür die XTAPI mit, und seit einiger Zeit zusätzlich eine REST-Schnittstelle mit Dokumentation.
7. Kaufen oder mieten? Eine Kauflizenz Xpert-Timer pro kostet 185 Euro netto je Benutzer, dazu die jährliche Softwarepflege. Wer lieber monatlich zahlt, beginnt bei 5 Euro je Benutzer und Monat. Beides steht auf der Seite Preise.

Und das Beste an Excel bleibt

Eine Sache sollte man Excel nicht wegnehmen: Es ist das Format, in dem Ihr Steuerberater, Ihr Controller und Ihr Kunde Zahlen lesen wollen. Deshalb führt aus jeder Auswertung im Xpert-Timer ein Knopf „Export nach Excel“ hinaus. Die Tabelle verschwindet also nicht - sie steht nur am Ende der Kette statt am Anfang.

Der Unterschied: Am Anfang muss sie jemand pflegen. Am Ende fällt sie auf Knopfdruck an.

Jetzt ausprobieren: Testen Sie Xpert-Timer 30 Tage kostenlos - die Testfassung läuft mit vollem Funktionsumfang und ohne Zahlungsdaten. Zum Download.