4 gute Gründe, wie eine Projektzeiterfassung im Berufsalltag unterstützt

Adieu Zettelwirtschaft - Hallo Projektzeiterfassung

Eine Excel-Vorlage oder doch lieber eine Software die sich auf Projektzeiterfassung spezialisiert hat? Gegen eine Excel Liste ist so lange nichts einzuwenden, so lange nur wenige Personen zusammen an einem Auftrag arbeiten. Sobald mehrere Personen Zeiten auf ein Projekt buchen sollen, wird es oft unübersichtlich oder das Dokument ist gesperrt, da gerade ein anderer Mitarbeiter Eintragungen macht.

Ein Tool kann auf einem Windowssystem in wenigen Minuten eingerichtet werden. Steht ein Netzwerklaufwerk zur Verfügung, kann die Software dort zentral abgelegt werden. Befinden sich Mitarbeiter im Homeoffice, kann in einer OnPremise Cloud die Zeiterfassung über einen Browser erfolgen. So sind alle Anwendungsbereiche abgedeckt.

Projekt zum Pauschalpreis abgegeben - Lohnt es sich?

Arbeiten mehrere Mitarbeiter an einem Projekt stellt sich im Nachhinein die Frage, ob der abgegebene Preis auch tatsächlich die zeitlichen Kosten der Mitarbeiter deckt. Wenn ja, wie viel Profit wird genau erwirtschaftet? Wenn nein, muss die Ursache festgestellt werden. War der Preis einfach zu niedrig angesetzt, da die Mitarbeiter für die Lösung einfach mehr Zeit als geplant benötigten? Fragen, die Sie mit einer guten Projektzeiterfassung einfach beantwortet bekommen. Hinterlegen Sie dem Mitarbeiter einen Stundensatz, tragen einen Pauschalpreis zum Projekt ein, und am Ende der Laufzeit können Sie genau sehen, wie viele Kosten angefallen sind und wie es um den Gewinn steht.

Fokus, Fokus, Fokus

Schon in der Schule lernt man sich zu konzentrieren. Ich erinnere mich an die stundenlangen Erörterungen in Deutsch, bei denen man sich wirklich eben nur auf diese eine Aufgabe konzentrieren musste. Am Arbeitsplatz mit ständigen Ablenkungen, wie z.B. durch Kollegen, Social Media, Telefon oder E-Mail ist es nicht einfach sich auf genau eine Sache zu konzentrieren.

Mit Hilfe einer Projektzeiterfassung wird man dabei unterstützt den Fokus bei einer Tätigkeit zu lassen. Für die Dauer der Bearbeitung des Kundenprojekts sollten Ablenkungen so gut wie möglich reduziert werden, denn letztendlich bezahlt der Kunde für die Arbeit. Unterbrechungen können in einem guten System einfach per Tastaturkürzel festgehalten werden, so dass am Ende des Tages ersichtlich wird, wie viel produktive Zeit tatsächlich im Projekt gelandet ist.

Verbringen Sie zu viel Zeit in Meetings?

Um Unterbrechungen bei der täglichen Arbeit zu identifizieren benötigen Sie auf jeden Fall ein Tool, welches diese Unterbrechungen aufzeichnet. Kein Mensch kann sich am Ende des Monats daran erinnern, wie viel Zeit in Besprechungen, am Telefon oder für die Beantwortung von Fragen von Kollegen angefallen ist. Belegen Sie ein Unterbrechungsprojekt mit einem Tastaturkürzel vor und jedesmal, wenn Sie unterbrochen werden, buchen Sie die Zeit auf dieses Projekt. Sobald Sie das Projekt wieder stoppen, läuft die Zeit Ihres vorherigen Projekts automatisch weiter.

Über Xpert-Timer

Seit 2005 unterstützt Xpert-Timer Software Unternehmen bei der Erfassung von Projektzeiten, bzw. Auftragszeiten. Die Projektzeiterfassung wurde über die Jahre immer weiter optimiert und kann trotz großem Funktionsumfang über die Rechteverwaltung schlank gehalten werden. Viele Bestandskunden setzen das Produkt bereits seit über 10 Jahren ein.

Neben Xpert-Timer Pro für Teams, bietet der Hersteller auch eine Basic Version für Einzelbenutzer, eine mobile App für Android sowie eine OnPremise Cloud Variante der Zeiterfassung an.