Das Buchungsarchiv in Xpert-Timer pro: Preise festschreiben, bevor sie sich ändern
Zum Jahreswechsel steigen die Stundensätze, und schon stellt sich eine unangenehme Frage: Was wird aus den Stunden des alten Jahres? Werden sie plötzlich mit den neuen Preisen bewertet, stimmt keine Auswertung mehr, und die Nachkalkulation abgeschlossener Projekte verliert ihren Wert. Genau dafür gibt es in Xpert-Timer pro das Buchungsarchiv.
Was das Buchungsarchiv für Sie tut
Das Buchungsarchiv fasst alle abrechnungsrelevanten Zeitstempel und Leistungen eines Zeitraums zu einem schreibgeschützten Paket zusammen. Die Preise, die bei der Archivierung gültig waren, sind damit festgeschrieben. Spätere Änderungen an Ihrer Preisliste wirken nur noch nach vorne, das Archiv bleibt unberührt. Sie behalten also einen verlässlichen Stand, auf den Sie sich auch Jahre später noch berufen können, sei es gegenüber dem Kunden, dem Steuerberater oder einem Prüfer.
In drei Schritten angelegt
Sie finden die Funktion im Menü „Fenster“ unter „Buchungsarchiv“.
- Neu anlegen: Im Dialog auf das grüne Plus klicken.
- Zeitraum benennen: Anfang und Ende der zu archivierenden Zeitstempel eintragen, dazu einen sprechenden Archivnamen wie „Geschäftsjahr 2025“.
- Archivieren: Auf „Archivieren“ klicken.
Xpert-Timer pro meldet anschließend, wie viele Zeitstempel und Leistungen in das Archiv gewandert sind. Diese Rückmeldung lohnt einen Blick, denn sie verrät sofort, ob der Zeitraum richtig gewählt war.
Und wenn doch etwas schiefgeht? Dann löschen Sie das Archiv einfach vollständig. Alle betroffenen Einträge kehren dabei in ihren ursprünglichen Zustand zurück, und Sie legen das Archiv neu an. Es geht also nichts verloren.
Monat für Monat statt einmal im Jahr
Wer feiner gliedern möchte, gibt einen größeren Zeitraum ein und setzt den Haken bei „Monatsweise“. Xpert-Timer pro erzeugt daraus für jeden Monat ein eigenes Archiv. Sollen mehrere Zeiträume hintereinander entstehen, spart die Schaltfläche „Archivieren & Neu“ zusätzlich Klicks.
Die festgeschriebenen Zahlen wiederfinden
Ein Doppelklick auf das Archiv öffnet die Reiter „Einzelzeiten“, „Leistungen“, „Summierungen“ und „Gewinn/Verlust“. Sie lesen die archivierten Zeiten also genauso bequem wie in der gewohnten Auswertung.
Auch die Auswertung selbst kennt das Buchungsarchiv und bietet einen eigenen Filter dafür. Damit prüfen Sie zum Beispiel, ob wirklich alle Zeitstempel eines Zeitraums festgeschrieben wurden, oder Sie wählen gezielt ein einzelnes Archiv aus. In der Zeitstempelliste erkennen Sie einen archivierten Preis am Kürzel (BA) in der Spalte „Pr./Einheit“.
Jetzt ausprobieren: Alle Einzelheiten stehen im Xpert-Timer Handbuch. Sie nutzen Xpert-Timer noch nicht? Testen Sie die Zeiterfassung kostenlos unter www.xperttimer.de.