Die Faktura in Xpert-Timer pro: vom Angebot bis zur Zahlungserinnerung

Wer Zeiten erfasst, möchte sie am Ende auch bezahlt bekommen. In vielen Betrieben wandern die Stunden dafür erst in eine Tabelle und von dort in ein zweites Programm, in dem dann die Rechnung entsteht. Xpert-Timer pro spart diesen Umweg, denn Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen liegen im selben Programm wie die erfassten Zeiten.

Sie öffnen den Bereich über das Menü „Fenster“ und den Unterpunkt „Faktura“. Drei Reiter teilen ihn auf: Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen.

Alles beginnt beim Angebot

Im Reiter „Angebote“ sehen Sie auf einen Blick, was Sie wem angeboten haben, mit Kunde, Betreff, Status und Betrag. Ein neues Angebot legen Sie hier über „Neues Angebot“ an oder direkt in der Kundenverwaltung, wo derselbe Knopf bereitsteht.

Wird aus dem Angebot ein Auftrag, ersparen Sie sich das Abtippen: Rechtsklick, erst den Status auf angenommen setzen, dann „Rechnung erzeugen“, und die Posten wandern in eine neue Rechnung. Mit der Rechnung ist das Angebot erledigt, wird auf „Abgeschlossen“ gesetzt und Ihre Liste bleibt übersichtlich.

Drei Wege zur Rechnung

Je nachdem, wie Sie arbeiten, gibt es drei Wege:

1. Über den Kunden: Rechtsklick auf den Kunden im Projektmanager, dann „Rechnung schreiben“. Sie sehen alle noch nicht verrechneten Zeiten und Leistungen dieses Kunden, über sämtliche Projekte hinweg.
2. Über ein einzelnes Projekt: Rechtsklick auf das Projekt, wenn nur dieses eine abgerechnet werden soll.
3. Über die Leistungsverwaltung: unter „Fenster“ und „Leistungen / Kosten“. Hier wählen Sie zum Monatsende in Ruhe aus, welche Posten auf die Rechnung kommen.

Wenn das Geld ausbleibt

Bleibt eine Rechnung offen, entsteht die Zahlungserinnerung direkt aus ihr heraus. Ein Rechtsklick auf die Rechnung, dann „Zahlungserinnerung verschicken“, und ein Dialog öffnet sich. Dort vergeben Sie die passende Mahnstufe und ergänzen die nötigen Angaben. Über die Vorschau prüfen Sie das Ergebnis und speichern es bei Bedarf als PDF. Mit der Option „Erinnerung senden beim Schließen“ geht die Erinnerung gleich als E-Mail-Anhang an den Kunden oder wandert zum Drucker.

Kleinigkeiten, die den Alltag leichter machen

• Welche Spalten eine Liste zeigt, bestimmen Sie per Rechtsklick auf die Spaltenüberschrift.
• Filter und Gruppierungen ordnen die Listen nach Kunde, Status oder Zeitraum.
• Markieren Sie mehrere Rechnungen, druckt Xpert-Timer pro sie in einem Rutsch.
• In einer geöffneten Rechnung führt der Knopf „PDF-Export“ zur Datei für den E-Mail-Anhang.

Jetzt ausprobieren: Alle Einzelheiten stehen im Xpert-Timer Handbuch. Sie nutzen Xpert-Timer noch nicht? Testen Sie die Zeiterfassung kostenlos unter www.xperttimer.de.