E-Mail Benachrichtigungen in Xpert-Timer pro: Projektstatus mit einem Klick verschicken
Wie viel Zeit steckt eigentlich schon in diesem Projekt? Diese Frage stellen Kunden, Kollegen und Vorgesetzte regelmäßig. Bisher kostete die Antwort erst einmal Arbeit: Zahlen zusammensuchen, aufbereiten, E-Mail schreiben. Mit den E-Mail Benachrichtigungen in Xpert-Timer pro verschicken Sie den aktuellen Projektstand stattdessen direkt aus dem laufenden Projekt heraus.
Ein Knopf in der Zeitleiste und der Bericht ist unterwegs
Die Zeitleiste ist die schmale Leiste, die Xpert-Timer pro am Bildschirmrand einblendet und über die Sie Projekte starten und stoppen. Dort können Sie einen zusätzlichen Knopf einblenden: „E-Mail Report senden“. Ein Klick darauf erzeugt aus den erfassten Zeiten einen fertigen Bericht als PDF und hängt ihn gleich an eine E-Mail an. Sie müssen also nichts von Hand zusammenstellen.
So schalten Sie die Funktion frei
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Knöpfe in der Zeitleiste.
- Aktivieren Sie im Menü den Eintrag „E-Mail Report senden“. Der Knopf erscheint damit dauerhaft in der Zeitleiste.
- Starten Sie ein Projekt und klicken Sie auf den neuen Knopf.
- Wählen Sie eine der Versandoptionen aus (siehe unten).
- Im Dialog „Reportoptionen“ geben Sie einen Titel ein und wählen bei Bedarf eine Vorlage.
- Im Dialog „E-Mailreport senden“ tragen Sie den Empfänger ein und passen Betreff und Text an. Über „Bericht anzeigen“ prüfen Sie das PDF vorab.
Fünf Varianten – so detailliert, wie Sie möchten
Nicht jeder Empfänger braucht dieselbe Tiefe. Deshalb fragt Xpert-Timer pro vor dem Versand, was im Bericht stehen soll:
- alle Projekte des Kunden samt Unterprojekten,
- nur die Hauptprojekte mit einer Gesamtsumme,
- nur das aktuell laufende Projekt,
- nur das Hauptprojekt ohne Unterprojekte,
- nur ein von Ihnen ausgewähltes Teilprojekt.
Die Geschäftsführung bekommt so meist die Gesamtsumme, während der Kunde die Einzelposten seines Auftrags erhält – ohne dass Sie dafür zwei verschiedene Berichte bauen müssen.
Auch direkt aus dem Projektmanager
Das Projekt muss dafür nicht einmal laufen: Im Projektmanager genügt ein Rechtsklick auf ein Projekt, um denselben Statusreport per E-Mail zu verschicken. Das ist praktisch, wenn Sie am Monatsende mehrere Kunden nacheinander informieren möchten.
Wer unaufgefordert über den Stand informiert, bekommt weniger Rückfragen – und schafft Transparenz über das Budget, bevor daraus eine Diskussion wird.
Alle Details zu dieser Funktion finden Sie im Handbuch zu den E-Mail Benachrichtigungen. Sie möchten Xpert-Timer pro erst einmal in Ruhe ausprobieren? Die kostenlose Testversion steht auf www.xperttimer.de bereit.