Arbeitszeit erfassen mit Xpert-Timer works: vom Stempeln bis zur Abrechnung

Eine Stempeluhr ist schnell eingeführt. Interessant wird es erst danach: Wer trägt die vergessene Zeit nach? Wer genehmigt den Monat? Und wo liegen die Daten eigentlich? Dieser Beitrag geht einmal durch den ganzen Ablauf von Xpert-Timer works — vom ersten Klick auf „Kommen" bis zu den Zahlen, die am Monatsende in der Personalabteilung ankommen.

Was der Mitarbeiter sieht

Der Einstieg ist das Dashboard. Es zeigt die in diesem Monat erfassten Zeiten, den aktuellen Überstundenstand und die verbleibenden Urlaubstage. Alles auf einer Seite, ohne Suchen. Abwesenheiten lassen sich direkt von dort eintragen, und alle erfassten Daten können exportiert oder gedruckt werden.

Das Stempeln selbst übernimmt ein kleines Dialogfenster mit Uhr, die auf dem Windows-Desktop schwebt. Wer möchte, lässt sie nach dem Einstempeln verschwinden und holt sie erst zur Pause wieder hervor. Ein Knopf für Kommen, einer für die Pause und einer fürs Gehen. Mehr braucht der Arbeitstag nicht.

Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit und der Rest

Ein Mitarbeiter meldet sich krank, und mit wenigen Klicks steht die Abwesenheit im System. Works kennt dafür eine Vielzahl von Abwesenheitsarten. Fehlt Ihnen eine, die Sie im Betrieb brauchen, sprechen Sie uns an. Wir nehmen sie gerne im Programm mit auf.

Dazu kommt die Zusammenfassung je Mitarbeiter: Resturlaub, Krankheitstage, gearbeitete Stunden, Abwesenheiten und Nachträge. Jeder Monat steht übersichtlich für sich, die Überstunden laufen als Summe mit.

Vergessene Zeiten nachtragen

Kein System überlebt den Kontakt mit der Wirklichkeit, wenn es keine Nachträge erlaubt. Jemand war beim Kunden, jemand hat das Einstempeln schlicht vergessen. Works lässt solche Zeiten nachträglich erfassen, und Administratoren dürfen Einträge auch korrigieren. Die Zusammenfassung je Mitarbeiter weist Nachträge dabei gesondert aus.

Der Genehmigungsprozess

Das ist der Teil, den viele unterschätzen, und der Grund, warum eine Zeiterfassung am Monatsende Ruhe schafft statt Rückfragen. Works kennt dafür drei Stufen:

1. Der Mitarbeiter prüft am Monatsende seine Arbeitszeiten und bestätigt sie im System.
2. Der Abteilungs- oder Projektleiter genehmigt die bestätigten Zeiten.
3. Die Personalabteilung schließt den Monat ab.

Erst danach stehen die Zahlen fest. Wer den Prozess nicht braucht, schaltet ihn ab. Dann bleibt es bei der reinen Erfassung. Wer ihn nutzt, sieht im Abrechnungsbereich genau die bestätigten und genehmigten Zeiten.

Die Auswertungen

Vier Stufen stehen bereit: Tag, Woche, Monat und Jahr. Dazu zwei Reiter, die sich im Zweck unterscheiden:

• Zusammenfassung — der aktuelle Stundenstand des Mitarbeiterkontos.
• Abrechnung — die genehmigten Zeiten, also die Grundlage für die Lohnbuchhaltung.

Die vier Zeiträume dienen der Übersicht und der Kontrolle und die Abrechnung ist das, was letztlich zählt. Diese Trennung ist Absicht: Eine Auswertung, die Vorläufiges und Verbindliches vermischt, wird am Monatsende zur Fehlerquelle.

Wo die Daten liegen

Works ist eine On-Premise-Lösung. Die erfassten Zeiten bleiben in Ihrem Unternehmen, am besten in einer MariaDB auf Ihrem eigenen Server. Keine fremde Cloud, kein Auftragsverarbeiter, keine Frage danach, in welchem Land die Datenbank steht. Bei Arbeitszeitdaten, aus denen sich Anwesenheit, Krankheit und Urlaub jedes einzelnen Mitarbeiters ablesen lassen, ist das mehr als eine technische Vorliebe.

Die direkte Datenbankanbindung hat einen zweiten Vorteil: Sie merken die Zahl Ihrer Mitarbeiter nicht an der Geschwindigkeit.

Erfassen, wenn der Arbeitsplatz nicht im Büro steht

Für alles, was außerhalb passiert, gibt es drei Wege:

• Homeoffice über die eigene Cloud. Der XTCloudServer läuft bei Ihnen und stellt die Erfassung im Browser bereit, on-premise, aber von außen erreichbar.
• VPN. Wer ohnehin eine Verbindung ins Firmennetz hat, nutzt sie auch zum Stempeln.
• Terminal. An der Tür oder in der Werkstatt stempeln Mitarbeiter per Transponder. Works arbeitet dafür mit Geräten von Datafox zusammen; ein eigenes XTworks-Terminal, z.B. für einen PC oder ein Tablet, gibt es ebenfalls.

Gerade der dritte Weg ist dort wichtig, wo nicht jeder einen PC hat, zum Beispiel in der Produktion, im Lager oder auf der Baustelle.

Was sich einstellen lässt

Kein Betrieb arbeitet gleich, und eine Zeiterfassung, die das nicht abbildet, wird umgangen. Works lässt deshalb hinterlegen:

• Arbeitszeitmodelle je Mitarbeiter, auch flexible Zeiten
• Pausenregelungen — individuell, nicht nur der gesetzliche Mindestabzug
• Überstundenregelungen — wie gerechnet, wie gekappt, wie ausgeglichen wird
• Feiertage, auswählbar

Anmeldung und Rechte

Die Anmeldung läuft wahlweise über SSO, sodass sich niemand ein weiteres Kennwort merken muss. Wer welche Zeiten sehen und ändern darf, regelt die Rechteverwaltung. Ein Abteilungsleiter sieht seine Abteilung, die Personalabteilung sieht alle, ein Mitarbeiter sieht sich selbst. Ohne diese Trennung wäre eine Zeiterfassung datenschutzrechtlich schwer zu halten.

Pflicht, und was das praktisch heißt

Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter aufzeichnen. Für die Praxis heißt das drei Dinge: Die Zeiten müssen erfasst, sie müssen dokumentiert und sie müssen im Prüfungsfall vorlegbar sein. Works bildet das ab, einschließlich der Pausen und Ruhezeiten, die bei einer Prüfung regelmäßig als Erstes angesehen werden.

Wie die Aufzeichnung technisch auszusehen hat, schreibt der Gesetzgeber nicht vor. Dass sie nachvollziehbar sein muss, schon.

Sprache und Unterstützung

Die Oberfläche gibt es auf Deutsch und auf Englisch. Der Support kommt deutschsprachig und direkt von den Entwicklern, also nicht aus einer vorgelagerten Warteschleife. Bei der Einrichtung, also beim Hinterlegen der Arbeitszeitmodelle und beim Anbinden eines Terminals, ist das erfahrungsgemäß der Punkt, an dem es sich bemerkbar macht.

Und dann?

Works lässt sich eigenständig betreiben oder mit Xpert-Timer pro kombinieren. Im zweiten Fall erfassen Ihre Mitarbeiter Arbeitszeit und Projektzeit in einem System, und Sie sehen am Monatsende beides nebeneinander: was gearbeitet wurde, und woran.

Die Übersicht mit den Preisen steht auf der Produktseite zu Xpert-Timer works. Wenn Sie wissen möchten, ob sich Ihr Arbeitszeitmodell abbilden lässt, fragen Sie uns direkt, denn das ist in einem Gespräch schneller geklärt als in einer Tabelle.