Arbeitsgruppen in Xpert-Timer pro: Teams und Abteilungen sauber trennen

Je größer ein Betrieb wird, desto unübersichtlicher wird die Projektliste. Wer in der Entwicklung arbeitet, muss die Aufträge des Supports nicht sehen, und umgekehrt. Die Arbeitsgruppen in Xpert-Timer pro schaffen hier Ordnung: Sie teilen Ihre Mitarbeiter in Teams oder Abteilungen auf und zeigen jedem genau die Projekte, die ihn wirklich betreffen.

Was eine Arbeitsgruppe ist

Eine Arbeitsgruppe ist schlicht ein Name für ein Team: „IT“, „Entwicklung“, „Support“ oder „Vertrieb“. Jeder Mitarbeiter wird einer solchen Gruppe zugeordnet, und jedes Projekt bekommt ebenfalls eine Gruppe. Daraus ergibt sich dann ganz von selbst, wer welche Projekte und welche erfassten Zeiten zu sehen bekommt. Jede Gruppe hat außerdem einen Verantwortlichen, meist die Teamleitung, der mehr sehen darf als seine Kollegen.

Zwei Varianten für unterschiedliche Betriebe

Strikte Trennung: Jeder Mitarbeiter gehört zu genau einer Arbeitsgruppe, jedes Projekt ebenso. Das passt zu Betrieben mit klar abgegrenzten Abteilungen.

Arbeitsgruppenübergreifend: Ein Mitarbeiter kann mehreren Gruppen angehören, ein Projekt mehreren Teams. Das passt, wenn Kollegen regelmäßig aushelfen.

Welche Variante gilt, stellen Sie einmalig im Verwaltungsprogramm „XT Admin“ ein. Erst danach lassen sich Mitarbeiter, Projekte und Kunden zuordnen.

So richten Sie Arbeitsgruppen ein

1. Modus einschalten: Im XT Admin den Arbeitsgruppenmodus aktivieren.
2. Gruppen anlegen: In Xpert-Timer pro über „Ansicht“ → „Mitarbeiter“ den Reiter „Arbeitsgruppen“ öffnen und die Teams anlegen.
3. Mitarbeiter einsortieren: Die Namen einfach mit der Maus in die passende Gruppe ziehen.
4. Projekte zuordnen: Im Projektmanager bei jedem Projekt die zuständige Arbeitsgruppe setzen.
5. Rechte vergeben: Über die Rechtegruppen festlegen, wie weit der Blick des Einzelnen reicht.

Drei Blickwinkel auf dieselben Daten

Beim letzten Schritt entscheiden Sie pro Person zwischen drei Stufen: Ein Mitarbeiter sieht nur seine eigenen Projekte. Eine Teamleitung sieht zusätzlich alle Projekte ihrer Arbeitsgruppe. Und das Controlling sieht das ganze Unternehmen. So bleibt die Oberfläche für jeden aufgeräumt, ohne dass die Auswertung an Vollständigkeit verliert.

Übrigens: Wie die Arbeitsgruppe in der Software heißt, bestimmen Sie selbst. Wenn in Ihrem Haus „Abteilung“ oder „Standort“ das treffendere Wort ist, tragen Sie es einfach in der Konfiguration ein.

Jetzt ausprobieren: Alle Einzelheiten stehen im Xpert-Timer Handbuch. Sie nutzen Xpert-Timer noch nicht? Testen Sie die Zeiterfassung kostenlos unter www.xperttimer.de.