Die Aufgabenliste in Xpert-Timer pro: Aufgaben verteilen und den Überblick behalten

Im Arbeitsalltag bleibt selten alles an einer Person hängen: Eine Kundenanfrage kommt herein, jemand kümmert sich darum, und am Ende übernimmt vielleicht noch ein Kollege. Wer später nachvollziehen möchte, was eigentlich passiert ist, steht dann oft vor einer Lücke. Die Aufgabenliste in Xpert-Timer pro schließt sie, weil sie jeden Schritt einer Aufgabe mitschreibt.

Alle Aufgaben an einem Ort

Die Aufgabenverwaltung öffnen Sie im Projektmanager über das Menü „Fenster“ → „Aufgaben“. Dort stehen alle Aufgaben in einer Liste: Ihre eigenen und – je nach Berechtigung – die Ihrer Kollegen. Gegenüber der kleinen Aufgabenliste am Projekt bietet diese Ansicht deutlich mehr Möglichkeiten zum Suchen und Filtern. Sie können nach Betreff, Text, Notizen, Kunde, Projekt, Mitarbeiter und zusätzlich nach Datum eingrenzen. So finden Sie auch Monate später wieder, was zu einem bestimmten Kunden vereinbart war.

So läuft eine Aufgabe durch das Haus

1. Anlegen und zuweisen: Sie erstellen die Aufgabe und weisen sie einem Mitarbeiter zu. Sie startet im Status „Nicht begonnen“. Setzen Sie dabei den Haken bei „Neue Notiz anlegen“, hält Xpert-Timer pro jede Änderung am Status und an der Bemerkung automatisch fest.
2. Bearbeiten: Wechselt der Status auf „In Bearbeitung“, entsteht dazu von selbst eine Notiz – niemand muss daran denken.
3. Weitergeben: Stellt sich heraus, dass jemand anderes übernehmen muss, setzen Sie den Status zum Beispiel auf „Problem“, schreiben eine kurze Notiz und leiten die Aufgabe weiter. Der Kollege sieht sie sofort in seiner Liste und kann am Notizverlauf genau ablesen, was bisher geschehen ist.

Eigene Status für Ihre Abläufe

Die vorgegebenen Status passen nicht zu jedem Betrieb. Deshalb lassen sich bis zu fünf weitere, frei benannte Status anlegen – etwa „Wartet auf Kunde“ oder „Zur Abrechnung“. Auch ihre Reihenfolge bestimmen Sie selbst, sodass die Liste Ihrem tatsächlichen Arbeitsweg folgt.

Aufgaben und Zeiterfassung gehören zusammen

Weil Xpert-Timer pro in erster Linie eine Zeiterfassung ist, buchen Sie Ihre Arbeitszeit direkt auf die Aufgabe. Am Monatsende sehen Sie damit nicht nur, wie viel Zeit ein Projekt gekostet hat, sondern auch, welche einzelne Tätigkeit dahintersteckt. Wiederkehrende Abläufe speichern Sie als Aufgabenvorlage oder Aufgabenpaket, und die Erinnerungsfunktion meldet sich, wenn etwas zu lange offen liegt.

Jetzt ausprobieren: Alle Einzelheiten stehen im Xpert-Timer Handbuch. Sie nutzen Xpert-Timer noch nicht? Testen Sie die Zeiterfassung kostenlos unter www.xperttimer.de.