Die Auswertung in Xpert-Timer pro: Aus erfassten Zeiten werden belastbare Zahlen

Am Monatsende stellt sich fast immer dieselbe Frage: Wo ist die Zeit eigentlich geblieben? Wer seine Stunden mit Xpert-Timer pro erfasst, hat die Antwort längst im Haus - sie steht nur noch nicht auf dem Papier. Die Auswertung macht daraus in wenigen Klicks eine Zahl, die Sie einem Kunden vorlegen oder für die nächste Kalkulation nutzen können.

Wo Sie die Auswertung finden

Sie brauchen dafür kein zweites Programm: In der Symbolleiste des Projektmanagers liegt der Knopf „Auswertung“.

Summieren und gruppieren: zwei Einstellungen, viele Antworten

Im Auswertungsfenster bestimmen vor allem zwei Knöpfe, was Sie sehen:

• Summierung (S:) legt fest, worauf die Stunden zusammengezählt werden - je Projekt, je Kunde oder je Monat.
• Gruppierung (G:) fasst diese Summen zu Blöcken zusammen, etwa nach Mitarbeiter.

„Summiert nach Projekt, gruppiert nach Kunde“ zeigt Ihnen so auf einen Blick, welcher Kunde wie viel Arbeit verursacht hat und welche Projekte dahinterstecken.

Die Zeile „Filter“ über der Liste sagt jederzeit, was gerade ausgewertet wird. Links wählen Sie einen Mitarbeiter aus - oder „Alle Mitarbeiter“, wenn es um das ganze Team geht. Im Reiter „Kunden“ setzen Sie Haken bei den Kunden, die Sie betrachten möchten; häufig gebrauchte Zusammenstellungen lassen sich unter einem Namen speichern. Das „X“ räumt alle Filter auf einmal weg.

Sechs Reiter für sechs Fragen

Oben im Fenster wechseln Sie die Sichtweise, ohne die Filter neu zu setzen: Summierungen für die Gesamtschau, Einzelzeiten für jeden einzelnen Zeitstempel und Woche, Monat oder Jahr für den fertigen Überblick über einen Zeitraum.

Besonders lohnt der Reiter Gewinn/Verlust. Er stellt Einnahmen und Kosten je Projekt gegenüber und zeigt mit einem Balken, wie viel Zeit Sie im Verhältnis zu Ihrer Schätzung gebraucht haben. Das sagt Ihnen nicht nur, ob sich ein Projekt gerechnet hat, sondern auch, wie gut Sie geschätzt haben - die beste Grundlage für das nächste Angebot.

Einmal einrichten, immer wieder abrufen

Eine Zusammenstellung, die Sie regelmäßig brauchen, speichern Sie über den Knopf „Ansichten“ mitsamt Spalten und Filtern; beim nächsten Mal genügt ein Klick. Verklickt? „Ansicht“ → „Rücksetzen“ stellt alles zurück. Von dort geht das Ergebnis direkt in den Druck, als Diagramm oder per „Export nach Excel“ weiter.

Jetzt ausprobieren: Alle Einzelheiten stehen im Xpert-Timer Handbuch. Sie nutzen Xpert-Timer noch nicht? Testen Sie die Zeiterfassung kostenlos unter www.xperttimer.de.