Arbeitszeitnachweise: Wer sie sehen darf und wo sie bereitliegen müssen
Wenn über die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes gesprochen wird, geht es meist um die elektronische Erfassung. Weniger Beachtung findet, was mit den Aufzeichnungen danach geschehen soll. Dabei sieht der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom 18. Juni 2026 auch dafür klare Regeln vor.
Mitarbeitende dürfen nachsehen
Nach dem Entwurf sollen Beschäftigte auf Wunsch Auskunft über ihre aufgezeichnete Arbeitszeit erhalten und eine Kopie davon bekommen. Das ist eine Frage des Vertrauens, denn wer seine Stunden jederzeit nachprüfen kann, muss sich nicht auf sein Gedächtnis verlassen. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber, auch wenn die Beschäftigten ihre Zeiten selbst eintragen oder eine andere Stelle die Aufzeichnung übernimmt.
In Deutsch und im Inland bereithalten
Die Aufzeichnungen sollen in deutscher Sprache und im Inland vorliegen. Wie lange sie aufbewahrt werden müssen, beschreiben die Fachquellen unterschiedlich: Eine Handwerkskammer spricht von nicht länger als zwei Jahren, ein Anbieter von Zeiterfassungssoftware von mindestens zwei Jahren. Welche Formulierung am Ende gilt, zeigt erst der endgültige Gesetzestext.
Was bei Versäumnissen droht
Wer die Aufzeichnung, die Auskunft oder das Bereithalten vernachlässigt, muss laut Entwurf mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro rechnen. Die Summe ist als Obergrenze gedacht, zeigt aber, dass der Gesetzgeber das Thema ernst nimmt.
Noch ist es kein Gesetz
Der Text ist bisher ein Entwurf. Länder, Verbände und Ministerien müssen noch beteiligt werden, einen Termin für das Inkrafttreten gibt es nicht. Die Pflicht zur Erfassung selbst gilt allerdings schon heute, seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 und der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts von 2022.
Wer jetzt eine Zeiterfassung auswählt, sollte deshalb darauf achten, dass sich die Zeiten jederzeit übersichtlich anzeigen, ausdrucken oder exportieren lassen. Dann ist man auf die Auskunftswünsche der Beschäftigten gut vorbereitet, ganz gleich, wie der Gesetzestext am Ende lautet.