Dokumentenverwaltung

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Dokumentenverwaltung

Verwaltung von projektbezogenen Dokumenten in der Projektzeiterfassung

Sie können Dokumente in der Projektzeiterfassung projekt- und kundenbezogen abspeichern. Dabei können Sie wählen, ob Sie bei einer Verknüpfung auf Ihrem Server die Projektstruktur als Dateipfad übernehmen, oder ob Sie die Dokumente an einem zentralen Ort speichern möchten.

Über Sicherheitsstufen können Sie die Sichtbarkeit der Dokumente in der Projektzeiterfassung regeln.

Durch den Einsatz der Dokumentenverwaltung erleichtern Sie den Zugriff auf die im Unternehmen gespeicherten projektbezogenen Dokumente und können z.B. Fotos und Dokumente ganz einfach abspeichern.

Folgende Möglichkeiten zum Speichern von Dokumenten stehen zur Verfügung:

1. Als Verknüpfung speichern: Sie setzen einen Link zu einem bestimmten Dokument. Achten Sie darauf, dass Sie keine Verknüpfungen auf Dateien der lokalen Festplatte anlegen, wenn Sie im Team arbeiten. Sonst haben Ihre Kollegen keinen Zugriff auf das Dokument.

2. In den Datensafe speichern: Sie speichern das Dokument in der Datenbank. Da die Dokumente direkt in die Datenbank geschrieben werden, achten Sie darauf, dass Sie keine unnötig großen Dateien (z.B. Bilder) in den Safe speichern. Dies bläht die Datenbank unnötig auf und verlangsamt sie. Vermeiden Sie die Benutzung des Datensafe bei Verwendung einer ACCESS-Datenbank, da die Wahrscheinlichkeit eines Datenverlusts mit der Größe der Datenbank zunimmt.

3. In den Datensafe (nicht editierbar) speichern: Sie speichern das Dokument gesperrt in der Datenbank.

4. Als Vorlage speichern: Ein beliebiges Dokument kann in Zukunft als Vorlage für weitere Dokumente in den Datensafe gepackt werden (wird derzeit nicht unterstützt).

Weitere Details zur Dokumentenverwaltung finden Sie im Handbuch.

So sieht die Dokumentenverwaltung in der Projektzeiterfassung aus:

Auflistung aller Dokumente eines Projekts