Haben Sie auch immer weniger Zeit
für immer mehr Dinge, um die Sie sich kümmern müssen?

Dann sollten Sie mit den richtigen Mitteln Ihre Aufgaben priorisieren und Ihr Zeitmanagement kontrollieren. Die Projektzeiterfassung Xpert-Timer hilft Ihnen dabei.

Konzentration auf eine Aufgabe ist der Schlüssel zur Produktivität

Gar nicht so einfach, oder? Der heutige Arbeitsalltag fordert die Mitarbeiter häufig auf ein Maximum. War es doch ein wesentlich entspannteres Arbeiten, als die Anfragen noch analog liefen. Es war gar kein Problem, einige Stunden oder auch einmal einen Tag oder sogar mehrere Tage auf die Antwort des Kunden oder Lieferanten zu warten. Heute liegt die Antwortzeit nicht selten im Minutenbereich. Kein Wunder, dass der E-Mail Eingang überläuft und manch einer nicht mehr weiß, was er als erstes tun soll. Eigentlich sollte die E-Mail ein asynchrones Medium sein. Heißt, man bearbeitet die E-Mails, wenn man Zeit hat. Das ist die Theorie. Meist wird diese Theorie allerdings konsequent ignoriert. Wer nicht schnell genug auf E-Mails antwortet gilt als faul, unfähig oder beides. Diese Einstellung führt dazu, dass viele Anwender das Mail-Programm immer geöffnet haben und alle paar Minuten nach neuen Nachrichten schauen. Manche nutzen sogar einen Alarm der sie über neue E-Mails im Posteingang informiert. Dieses Vorgehen ist Gift für die ursprünglich in Angriff genommene Tätigkeit.

Aufgabenliste nutzen

Xpert-Timer gibt es bereits ab 89.- Euro netto in der Basic Variante.

Multitasking ist nicht die Lösung

Wer denkt, dass das Arbeiten an vielen Dingen gleichzeitig effektiv ist, täuscht sich. Multitasking stresst Mitarbeiter schneller und jede Unterbrechung kostet Arbeitszeit, schreibt die Techniker Krankenkasse in Ihrem Blogbeitrag "Schluss mit dem Multitasking". Wer nur mal eben nach neuen E-Mails schaut ist schon raus aus dem Flow. Nur kurz die Betreffzeilen scannen, und sich dann doch zu einer kurzen Antwort entscheiden. Vorbei ist es mit der Konzentration auf die ursprüngliche Aufgabe.

Wie kann die Projektzeiterfassung unterstützen?

Um die Konzentration auf eine Tätigkeit zu legen, empfiehlt sich der Einsatz einer Projektzeiterfassung. Diese unterstützt nicht nur beim fokussieren auf eine Tätigkeit sondern auch bei der Abrechnung von auf zeitbasis ausgeführten Leistungen vom Unternehmen, wie zum Beispiel das Erstellen von Zeichnungen in Ingenieurbüros. Ziel ist dabei anfallende Arbeitszeit korrekt und lückenlos auf Tätigkeiten zu verbuchen.

Was ist Projektzeiterfassung?

Unterprojekte zeitlich erfassen

Die Projektzeiterfassung bildet für Dienstleister wie Ingenieurbüros, Beratungsunternehmen oder IT-Unternehmen die Basis für die spätere Abrechnung der Leistungen. Software dazu gibt es en masse auf dem Markt, doch nur eine Handvoll daraus hat sich auf die komplexen Anforderungen der Unternehmen spezialisiert. Das mag bei dem einen Unternehmen die Abrechnung mit unterschiedlichen Projektstundensätzen der Mitarbeiter sein, beim anderen die Anonymisierung der Mitarbeiternamen aufgrund des Datenschutzes. Hier stoßen viele Anbieter an ihre Grenzen. Projektzeiterfassung dient in jedem Fall grundsätzlich dem Nachweis der geleisteten Arbeit auf Aufträge und Tätigkeiten. Eine gute Projektzeiterfassung beinhaltet neben dem Arbeitszeitnachweis auch die Möglichkeit zur Erstellung aussagekräftiger Reports für das Projektcontrolling. Die Berechnung der Rentabilität der Projekte sollte beinhaltet sein.

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung dient der Einhaltung rechtlicher sowie arbeitsvertraglicher Vorgaben. Hierzu zählen zum Beispiel das Führen von Urlaubs- und Zeitkonten und die Berücksichtigung gesetzlicher Arbeitszeitgrenzen, Pausen oder Abwesenheiten. Auftraggeber wiederum fordern nicht selten detaillierte Nachweise über erbrachte Leistungen oder noch verfügbare Restbudgets. Diese Informationen sind mit einer Projektzeiterfassung abbildbar.

Warum Xpert-Timer als Projektzeiterfassung nutzen?

Die Projektliste

Zufriedene Mitarbeiter - Zufriedene Kunden

Die Projektzeiterfassung muss schnell zum Einsatz kommen. Eine klare Menüführung ist essentiell und die Mitarbeiter müssen einfach zwischen den Projekten umschalten können. Eine automatische Pausenfunktionen oder die lückenlose Erfassung über Stoppprojekte ist konfigurierbar. Sichtbarkeiten werden über Rechtegruppen geregelt, so dass die Oberfläche der Projektzeiterfassung schlank bleibt. Die Mitarbeiter werden zufrieden sein mit Xpert-Timer Pro.

Die Erstellung eines genauen Zeitstempelreports als Anlage zur Rechnung für den Kunden bietet nicht nur eine schöne Übersicht über die Tätigkeiten, sondern auch Rückfragen zur Rechnung werden eliminiert. Zufriedene Kunden sind die besten Kunden.

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Projektzeiterfassung im Team

Projekte zu betreuen, an denen mehrere Mitarbeiter arbeiten ist eine Herausforderung, vor Allem bei der Zeiterfassung. Jeder arbeitet mal am Projekt, wird dann unterbrochen und wendet sich schließlich nach einiger Zeit wieder der Aufgabe zu. Die manuelle Erfassung ist dabei recht zeitaufwendig und fehleranfällig.

Xpert-Timer bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit gleichzeitig die Arbeitszeit auf ein gemeinsames Projekt zu buchen. Damit wird die Zeit der Mitarbeiter automatisch addiert und steht dem Projektleiter ad hoc zur Verfügung. Zeitliche Engpässe und Anpassungen dazu können zeitnah erfolgen.

Zugeordnete Mitarbeiter zum Projekt
Aufgabenliste in der Projektzeiterfassung

Strukturiertes Arbeiten mit einer Aufgabenliste

Die im Xpert-Timer beinhaltete Aufgabenliste erlaubt es den Mitarbeitern den Arbeitstag zu strukturieren. Die Aufgaben können dabei priorisiert und kategorisiert werden. Um unvorhersehbare Unterbrechungen zu puffern, sollten auch zeitliche Lücken zwischen den Tätigkeiten liegen. Ein systematisches Abarbeiten bewirkt konzentriertes Arbeiten. Nach dem Abhaken der Aufgaben ist natürlich auch immer Zeit für eine kurze Kaffeepause. Bereits Xpert-Timer Basic enthält diese Funktionen.

Konzentration auf eine Tätigkeit

Xpert-Timer hilft Unterbrechungen zu minimieren und konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten. Mit der Zeiterfassung im Blick, kann sich der Mitarbeiter besser auf eine Tätigkeit fokussieren.

Projektstruktur mit laufendem Projekt

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Warum ist Xpert-Timer interessant für Ihr Unternehmen?

Produktivität

Zielgerichtet und schnell arbeiten. Durch das aktivieren eines Projekts und das damit verbundene Starten der Zeit zu einem bestimmten Auftrag, bleibt der Fokus der Arbeit genau dort.

Planung

Mit der integrierten Aufgabenliste können Sie den Tagesablauf und die Tätigkeiten planen. Damit arbeiten Sie systematisch und fokussiert an einer Tätigkeit. Ablenkungen werden ignoriert.

Umsatzsteigerung

Durch eine detaillierte Aufstellung der abrechenbaren Stunden vermeiden Sie Rückfragen zur Rechnung. Da jede erfasste Minute abgerechnet werden kann, werden Sie eine Umsatzsteigerung erfahren.

Kalkulation

Stimmen die geschätzten Projektkosten mit den tatsächlichen entstandenen Projektkosten überein? Die Projektzeiterfassung ermöglicht die Nachkalkulation und Anpassung.

Technologie

Ob lokal auf einem Windows PC installiert, auf dem Smartphone oder in einer Private-Cloud. Die Projektzeiterfassung ist von überall aus möglich. Die Installation ist im Nu erledigt und die Software einsatzbereit.

Support

Haben Sie Fragen zum Programm, oder benötigen weitere Informationen zur Zeiterfassung, stehen wir Ihnen immer gerne mit Rat und Tat zur Seite. Unser Support ist immer per Telefon oder E-Mail erreichbar.